Databeskyttelse- og privatlivspolitik

Vi tager beskyttelsen af dine persondata alvorligt

I overensstemmelse med databeskyttelsesloven og databeskyttelsesforordningen, skal Advokatfirmaet Nicolai Giødesen orientere om behandlingen af personoplysninger, og hvilke rettigheder du som registreret har. Denne orientering findes i det følgende.

Advokatfirmaet Nicolai Giødesen har på denne baggrund udarbejdet denne persondata- og privatlivspolitik, der beskriver, hvordan vi behandler persondata om vores klienter, som vi håndterer persondata omkring som led i den daglige advokat- og administrationsvirksomhed.

Som kunde hos Advokatfirmaet Nicolai Giødesen accepterer du nedenstående person- og privatlivspolitik. Denne suppleres af en intern politik for vores medarbejdere for at sikre overholdelse af Databeskyttelsesforordningen samt Databeskyttelsesloven.

Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine persondata, kan du kontakte os ved at benytte følgende kontaktoplysninger:

Advokatfirmaet Nicolai Giødesen

Adresse: Frederiksholms Kanal 18, 1220 København K

CVR: 69 63 23 19

Telefon: 33 15 84 45

Mail: advokat@ngadvokat.dk

Vi er dataansvarlige (men kan i nogle tilfælde være databehandlere)

Når vi behandler persondata om klienter og andre parter som led i driften af advokatvirksomhed, er vi som oftest at betragte som dataansvarlige, mens vi i få situationer er databehandlere, hvilket f.eks. er tilfældet i forhold til vores ejendomsadministrationskunder. Hvorvidt vi er dataansvarlige eller databehandlere afhænger af den konkrete situation. Nedenfor har vi angivet de typiske situationer ud fra vores relation til dig.

Behandling af personoplysninger for dig som klient som led i varetagelsen af en sag:

Når vi håndterer personoplysninger om eller for dig som klient – herunder kontaktoplysninger på dine medarbejdere mv. – gør vi det for at løse en juridisk opgave, som du har bedt os om at bistå dig med. 

Som advokater arbejder vi som oftest selvstændigt og vurderer herunder, om der er grundlag for at indsamle og behandle personoplysninger, hvilke personoplysninger der er nødvendige og relevante, og hvor længe personoplysningerne skal opbevares. Derudover er vi som advokater underlagt en række andre regler i vores sagsbehandling, herunder de advokatetiske regler, retsplejeloven etc., som pålægger os en række forpligtelser, fx pligten til at foretage en selvstændig vurdering af processen i en sag – uafhængigt af din opfattelse som klient.

Vi er således forpligtede til at handle selvstændigt i forbindelse med en række beslutninger vedrørende dine (og evt. andre parters) personoplysninger, hvorfor vi i de fleste sagstyper vil være at betragte som dataansvarlige.

Når vi er dataansvarlige i forhold til dine persondata, betyder det, at vi skal sikre overholdelse af de rettigheder, du har efter databeskyttelseslovgivningen.

I forbindelse med visse sagstyper, fx ejendomsadministration, kan vi som nævnt ovenfor efter omstændighederne betragtes som databehandlere, hvis vi handler efter detaljeret instruks fra vores klient, herunder andelsboligforeningen, ejerforeningen eller udlejer. I disse situationer indgår vi altid en databehandleraftale med foreningen.

Advokatfirmaet Nicolai Giødesen vil informere klienten, såfremt vi vurderer at være databehandlere, således at der kan indgås en databehandleraftale og indgås nærmere aftale om evt. bistand med opfyldelse af den dataansvarliges pligter, herunder f.eks. udarbejdelse af privatlivspolitikker til klientens kunder/aftaleparter.

Behandling af personoplysninger for dig som klient som led i andre formål end varetagelsen af en sag:

Når vi behandler personoplysninger om vores klienter eller vores klienters ejere/ledelse (hvor klienten er et selskab), som led i andre formål end varetagelse af en sag for klienten, er vi ligeledes dataansvarlige.

Sådanne andre formål kan eksempelvis være håndtering af dine personoplysninger til opfyldelse af vores pligt til at indhente ID m.v. for at overholde hvidvasklovgivningen eller opbevaring af dine kontaktdata i en kundedatabase.

 

Behandling af persondata

Vi anvender denne type data om dig

Vi anvender data om dig i forbindelse med, at du er erhvervsdrivende, udlejer, lejer, ejer eller andelshaver i en af de ejendomme, der administreres af Advokatfirmaet Nicolai Giødesen. Det er blandt andet persondata, som vi i henhold til lovgivningen skal behandle, men også persondata, som er nødvendige i aftaleforholdet og kontakten med dig.

 

De data, vi anvender, omfatter:

·       Almindelige persondata (eksempelvis dit navn, din adresse, dit telefonnummer og din e-mail)

·       CPR-nummer

·       Andre almindelige oplysninger, herunder tv-billeder i forbindelse med overvågning.

 

Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme persondata om dig, medmindre der er et behov for dette.

Vi kan også behandle persondata om dig i forbindelse med en klagesag, en sag om overtrædelse af husregler og lignende. Du vil i så fald blive orienteret herom.

 

Vi indsamler og opbevarer dine persondata til bestemte formål

Vi indsamler og opbevarer dine data i forbindelse med bestemte formål eller andre lovlige forretningsmæssige formål.

Det sker til brug for:

·       Administration af ejendommen eller foreningen, herunder

o   Kommunikation med dig, herunder digital kommunikation

o   Digital underskrift af dokumenter

o   Udarbejdelse af årsrapporter, generalforsamlingsreferater m.v.

o   Opkrævning af, fællesudgifter, ejerbidrag, boligafgift, leje eller andre udgifter, der udspringer af dit medlemskab af foreningen eller som lejer

o   Udarbejdelse af forbrugsregnskaber

o   Evt. særaftaler eller tilladelser om fx husdyrhold, vedligeholdelsespligt, forbedringer eller fremleje

o   Evt. klager fra dig eller klager om dig modtaget fra en anden

o   Andelsoverdragelse

·       Fastlæggelse af retskrav eller til imødegåelse af et retskrav, fx hvis der er en tvist om vedligeholdelsesmangler, manglende betaling af fællesudgifter, ejerbidrag, boligafgift eller manglende overholdelse af god skik og orden i ejendommen

·       Opfyldelse af lovkrav, fx ved indsamling af oplysninger som følge af hvidvaskloven

 

Vi behandler kun relevante persondata

Vi behandler kun data om dig, der er relevante og tilstrækkelige i forhold til de formål, der er defineret ovenfor. Formålet er afgørende for, hvilken type data om dig, der er relevante for os. Det samme gælder omfanget af de persondata, vi bruger. Vi bruger fx ikke flere data, end dem, vi har brug for til det konkrete formål.

 

Vi behandler kun nødvendige persondata

Vi indsamler, behandler og opbevarer kun de persondata, der er nødvendige i forhold til at opfylde vores fastsatte formål. Derudover kan det være bestemt ved lovgivning, hvilken type data, der er nødvendig at indsamle og opbevare for vores drift af foreningen eller ejendommen. Typen og omfanget af de persondata, vi behandler er nødvendige for at opfylde en kontrakt eller en anden retlig forpligtelse.

 

Vi kontrollerer og opdaterer dine persondata

Vi kontrollerer, at de persondata, vi behandler om dig, ikke umiddelbart er urigtige eller vildledende. Vi sørger også for at opdatere dine persondata løbende, hvilket sker ved kontakt med dig, hvis det forekommer relevant.

Da vores service er afhængig af, at dine data er korrekte og opdaterede, beder vi dig oplyse os om relevante ændringer i dine data. Du kan benytte kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du har ændringer til de oplysninger vi har om dig.

For at sikre kvaliteten af dine data, har vi vedtaget interne regler og fastlagt procedurer for kontrol og opdatering af dine persondata. Alle medarbejdere ansat i Advokatfirmaet Nicolai Giødesen modtager løbende efteruddannelse i behandling af persondata.

 

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige

Vi sletter dine persondata, når de ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som var grunden til vores indsamling, behandling og opbevaring af dine data. Vi har defineret sletterutiner og kontrol til sikring heraf.

 

Vi indhenter kun persondata, som vi har lov til

Vi har som udgangspunkt brug for dine persondata for at kunne administrere foreningen eller ejendommen, hvilket er et lovligt formål. Hvis vi ikke har et lovligt grundlag for at indhente dine persondata, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler dine persondata til de formål, der er beskrevet ovenfor. Vi oplyser dig om et sådant grundlag og om vores legitime interesse i at behandle dine persondata – også uden dit samtykke.

Har vi brug for dit samtykke, er dit samtykke frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os. Brug kontaktoplysningerne ovenfor, hvis du ønsker yderligere oplysninger.

 

Vi videregiver ikke dine persondata uden vi har lov til det

Vi videregiver dine persondata til samarbejdspartnere og aktører, hvis vi har en lovlig hjemmel til det. Det kan være fordi vi er retligt forpligtet til at videregive dine persondata, fx som led i indberetning af nøgleoplysningstal til en myndighed, eller hvis vi har en berettiget interesse, og denne interesse ikke overstiger hensynet til dig. Det kan bl.a. være når vi udarbejder forbrugsregnskaber. Det kan også være, hvis der behandles tvister ved boligretten fx om vedligeholdelsespligt, erstatning for skade eller lignende. 

Vi videregiver ikke persondata til brug for markedsføring.

Vi videregiver ikke dine persondata med aktører uden for EU/EØS, og vi deler ikke dine persondata med aktører i lande uden for EU/EØS.

 

Sikkerhed

Vi beskytter dine persondata og har interne regler om informationssikkerhed

Vi har vedtaget interne regler om informationssikkerhed, som indeholder instrukser og foranstaltninger, der beskytter dine persondata mod at blive tilintetgjort, gå tabt eller blive ændret, mod uautoriseret offentliggørelse, og mod at uvedkommende får adgang eller kendskab til dem. Vi udvikler løbende vores sikkerhedspolitikker og procedurer for at sikre, at vores systemer er sikre og beskyttede. Det er kun personer, som har et legitimt behov for at behandle personoplysninger til de ovennævnte formål, der har adgang til disse. 

Vi har fastlagte procedurer for tildeling af adgangsrettigheder til de af vores medarbejdere, der behandler følsomme persondata og data, der afdækker oplysninger om personlige interesser og vaner. Vi kontrollerer deres faktiske adgang gennem logning og tilsyn. For at undgå datatab tager vi løbende back up af vores datasæt. 

I tilfælde af et sikkerhedsbrud, der resulterer i en høj risiko for dig for diskrimination, ID-tyveri, økonomisk tab, tab af omdømme eller anden væsentlig ulempe, vil vi underrette dig om sikkerhedsbruddet så hurtigt som muligt.

 

Rekruttering

Når vi modtager ansøgninger får vi forskellige dokumenter fra ansøgeren. Disse dokumenter opbevares i vores HR-system, hvor alene vores rekrutteringsansvarlige har adgang. Der vil være personoplysninger i disse dokumenter. Det kan være almindelige oplysninger, eksempelvis navn, kontaktoplysninger, reference til tidligere ansættelse, eksamensbeviser. Det kan være CPR-numre eller følsomme oplysninger, eksempelvis om helbredsforhold. Disse slettes efter 3 år

Ved ansøgninger behandler vi som udgangspunkt personoplysninger med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra b, da der er tale om oplysninger, som ansøgere selv har fremsendt os med henblik på at opnå ansættelse. Behandling af personlighedstests, logiske tests mv. sker tilsvarende med hjemmel i persondataforordningens art. 6, stk. 1, litra f, eller via samtykke, jf. persondataforordningens artikel 6, stk. 1, litra a og for følsomme oplysningers vedkommende artikel 9, stk. 2, litra a og databeskyttelseslovens § 12.

Persondata på www.ngadvokat.dk

Hjemmeside

Ved besøg på vores hjemmeside www.ngadvokat.dk registrerer vi, hvilke sider der er besøgt, hvornår, og hvilken browser der er anvendt. Oplysningerne anvendes i forbindelse med afvikling af driften samt til udarbejdelse af statistik, som blandt andet kan bruges til at forbedre opbygningen af Advokatfirmaet Nicolai Giødesens hjemmeside, idet vi i videst muligt omfang anonymiserer oplysningerne. Nærmere oplysning om vores brug af cookies kan findes her.

 

Elektroniske nyhedsbreve

Vi indsamler personlige oplysninger om dig, når du tilmelder dig vores elektroniske nyhedsbreve via formularer på www.ngadvokat.dk

 

Enkelte medarbejdere hos Advokatfirmaet Nicolai Giødesen har adgang til en liste over abonnenter. Ved hjælp af disse oplysninger holder Advokatfirmaet Nicolai Giødesen sig løbende orienteret om omfanget og arten af abonnementer, hvilket blandt andet bruges til at forbedre vores kommunikation. Nyhedsbreve kan altid fravælges ved at klikke på Afmeld i bunden af den mail, nyheden udsendes med.

 

Behandling af personoplysninger og digital kommunikation
Vi behandler dine personoplysninger fortroligt, så dine oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab, fx når du indtaster oplysninger via hjemmesidens kontaktformularer.

 

Digital kommunikation via kontaktformularer på www.ngadvokat.dk
Du bør aldrig sende personlige og fortrolige oplysninger eller personfølsomme oplysninger via vores kontaktformularer på hjemmesiden.

 

Kontaktformular, herunder pop-up formularer på www.ngadvokat.dk
Ved anvendelse af kontaktformularer på vores hjemmeside behandler vi dine personoplysninger fortroligt og i overensstemmelse med Databeskyttelsesloven og Databeskyttelsesforordningen.

 

Afgivelse af navn, e-mailadresse og telefonnummer
Ved at indtaste navn, din e-mailadresse og telefonnummer i kontaktformularer på hjemmesiden giver du samtidig samtykke til følgende specifikke formål:

 

Advokatfirmaet Nicolai Giødesen må registrere dit navn, din e-mailadresse og dit telefonnummer fremadrettet vedrørende kontakt med henblik på juridisk rådgivning samt markedsføring af vores produkter overfor dig. Vi videregiver eller sælger ikke dine personoplysninger til tredjepart. Du kan til enhver tid give besked, hvis du ikke ønsker at have dine personoplysninger indtastet via hjemmesidens kontaktformularer registreret, eller såfremt oplysningerne skal ændres, fordi du fx har fået en ny e-mailadresse. Dette kan ske ved at kontakte advokat@ngadvokat.dk

 

Indsamling, behandling og videregivelse af personoplysninger
Advokatfirmaet Nicolai Giødesen er ansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger. 

Retsgrundlaget for behandling af dine personoplysninger indtastet via kontaktformularer på vores hjemmeside er:

• Databeskyttelsesforordningens art. 6.1.a og art.9.2.a (samtykke til specifikke formål)

 

Du kan altid kalde et samtykke til behandling af dine personoplysninger tilbage. Hvis samtykket er den eneste behandlingshjemmel, må vi herefter ikke længere behandle den pågældende oplysning.

I det omfang, vi bruger eksterne databehandlere, er dette reguleret ved en databehandleraftale, så det sikres, at dine oplysninger behandles i henhold til lovgivningen. En databehandler er en virksomhed, der behandler data/oplysninger på vegne af Advokatfirmaet Nicolai Giødesen. Sådanne eksterne databehandlere kan omfatte f.eks.: It-leverandører (herunder visse former for software- og supportaftaler samt hosting- og cloudbaserede løsninger)

Advokatfirmaet Nicolai Giødesen opbevarer dine personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at kunne levere rådgivning/ydelser til dig i forhold til det formål, som du har kontaktet Advokatfirmaet Nicolai Giødesen med via hjemmesidens kontaktformularer.

Opbevaringen af dine personoplysninger er baseret på dit samtykke, som er logget i vores nuværende nyhedsbrevssystem MailChimp. 

Når du modtager et Advokatfirmaet Nicolai Giødesen nyhedsbrev, kan vi, afhængig af din e-mailleverandør og klient (computer, tablet eller mobil), se, om du har åbnet e-mailen, og hvilken links du eventuelt klikker på. Vi får også information, hvis der er problemer med at levere til din e-mail.

Du kan når som helst tilbagekalde dit samtykke ved at afmelde dig nyhedsbrevet ved at klikke på linket, som ligger nederst i hvert nyhedsbrev, eller kontakte os via advokat@ngadvokat.dk.

Læs mere om MailChimp og persondata: https://mailchimp.com/legal/privacy/

Brug af cookies

Cookies, formål og relevans

Vi placerer kun nødvendige cookies, der sikrer den funktionalitet på vores hjemmeside som du beder om, og som er undtaget for krav om samtykke.

Du kan få flere oplysninger på vores hjemmeside om brug af cookies, og om hvordan du kan slette eller afvise dem her.

 

Dine rettigheder

Du har ret til at få adgang til dine persondata

Du har til en enhver tid ret til at få oplyst, hvilke data vi behandler om dig, hvor de stammer fra, og hvad vi anvender dem til. Du kan også få oplyst, hvor længe vi opbevarer dine persondata, og hvem, der modtager data om dig, i det omfang vi videregiver data i Danmark og i udlandet.

Hvis du anmoder om det, kan vi oplyse dig om de data, vi behandler om dig. Adgangen kan dog være begrænset af hensyn til andre personers privatlivsbeskyttelse.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til os ved at bruge kontaktoplysningerne øverst. 

Du har ret til at få unøjagtige persondata rettet eller slettet

Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os ved at bruge kontaktoplysningerne øverst, og oplyse, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes.

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata

Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine persondata. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at stoppe behandlingen af dine persondata.

Du har ret til at flytte dine data (Dataportabilitet)

Du har ret til at modtage de persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Du kan også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder, hvis du får brug for det. 

Hvis du ønsker at bruge din ret til at flytte dine data (dataportabilitet), vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt format.

Vores sagsgang ved henvendelser

Hvis du ønsker at få adgang til dine data, få dem rettet eller slettet, eller gøre indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi om det er muligt og giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og så vidt muligt senest en måned efter vi har modtaget din henvendelse.  

 

Du kan klage over uretmæssig behandling af persondata

Hvis du mener, at der foregår uretmæssig behandling af dine persondata, bør du først drøfte dette med advokaten på sagen. Du kan også klage til den person, som Advokatfirmaet har udpeget som ansvarlig for persondataspørgsmål, advokatfuldmægtig Nicolai Runge Andersen ved at sende en e-mail til nra@ngadvokat.dk

Mener du, at dine personoplysninger– trods klage til Advokatfirmaet Nicolai Giødesen – ikke bliver behandlet korrekt, kan du klage til Datatilsynet. Se nærmere herom på www.datatilsynet.dk 

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer personoplysninger, så længe der er en relevant retlig interesse heri, hvilket sædvanligvis afgøres ud fra en konkret vurdering af oplysningernes betydning sammenholdt med de gældende forældelsesregler. Hvis der er en relevant retlig interesse, vil opbevaringen kunne ske i indtil 10 år efter sagens afslutning.

Vi forbeholder os retten til at foretage rettelser i denne Databeskyttelse- og Privatlivspolitik. Ved ændringer vil datoen herunder i dokumentet blive ændret. Den gældende Databeskyttelse- og Privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside www.ngadvokat.dk. Ved væsentlige ændringer vil du blive særskilt orienteret herom.

Senest redigeret 13. marts 2019.